Het belang om als advocatenkantoor digitaal te werken
Een grachtenpand van eeuwen oud, leren stoelen, smaakvolle houten lambrisering, marmer in de ontvangstruimte en kamers vol met grote dikke dossiers. Bij de grote massa is dit nog steeds een overheersend beeld als het gaat om een notariskantoor, advocatenkantoor of ander traditioneel kantoor uit de praktijk. Echter moet je je afvragen of dit beeld nog wel juist is.
In de juridische praktijk digitaal werken
Digitaal werken is in de meeste bedrijfstakken normaal geworden en het biedt genoeg voordelen. Worden alle gegevens op een heldere manier digitaal opgeslagen en op een juiste manier toegankelijk gemaakt voor medewerkers, dan scheelt dat aanzienlijk veel opslagruimte. En dat betekent ook dat dit veel geld scheelt qua huurprijs van het bedrijfspand. Je kunt digitale informatie altijd raadplegen en dit kunnen ook meerdere medewerkers tegelijk. Digitale gegevens in de cloud kun je overal benaderen en je geeft je medewerkers mogelijkheden om buiten het kantoor actief te zijn. Dit kan ook mogelijk zijn voor jouw praktijk.
Een digitaal archiefbeheer met uitstekende resultaten
Wil je van papieren dossiers naar digitale dossiers gaan, dan heb je een planmatige aanpak nodig. Zo’n planmatige aanpak garandeert de continuïteit. Frequent gebruikte dossiers kunnen gescand worden door middel van bulkscanning en minder frequent gebruikte dossiers kunnen via Scanning on Demand worden gedigitaliseerd tijdens het aanvragen. Zo ben je digitaal, zonder dat je kosten hoeft te maken over de gehele digitalisering. Een bedrijf gespecialiseerd in archiefbeheer kan lopende dossiers en archieven binnen een korte tijd digitaliseren waarbij natuurlijk de discretie in acht wordt genomen. Het is mogelijk om nieuwe documenten via een Scan Suite door jezelf aan het digitale archief toe te voegen. Een digitaal archief, maar ook een fysiek archief, is bij een archiefbeheer bedrijf in veilige handen. Het is belangrijk om met integriteit en veiligheid om te gaan met het digitaal archief. Dossiers digitaliseren voor advocaten wordt tegenwoordig steeds meer gedaan.
Je kunt digitaal werken snel leren
Samen met een bedrijf gespecialiseerd in archiefbeheer wordt er een plan van aanpak gemaakt. Samen wordt er gebouwd aan een goede structuur. Een juiste structuur zorgt ervoor dat gegevens alleen benaderd kunnen worden door geautoriseerde medewerkers. Echter is dit niet het enige, want een archiefbeheer bedrijf kan ook helpen met het opstellen van heldere instructies en zorgen voor een continuïteit en snelle overgang van bedrijfsprocessen.
